Estrutura, Funções e Cargos da Controladoria Jurídica

Preliminarmente, é importante explicar que a controladoria jurídica possui formato personalizado conforme o core business, as necessidades, objetivos e investimento em sua estrutura para cada escritório e departamento jurídico devendo sempre levar em conta também suas atualizações e tecnologias a dispor. Por outro lado, como alguns princípios da controladoria jurídica são: a organização e a estruturação de função no estilo da ferramenta 5W2H – o que (What), por que (Why), quem (Who), onde (Where), como (How), quanto (How Much) –, temos bases de orientação para cada etapa e titularidade desta. Portanto, temos um norte de como compor a controladoria, a qual, pode iniciar com uma pessoa e conforme crescimento virar um setor próprio.

Em relação a estrutura do setor, podemos considerar a composição completa teorizada pela Samantha Albini , a pioneira da controladoria jurídica e sócia / diretora da Radar. Sendo esta composta por (I) um advogado ou bacharel como controller jurídico, (II) um advogado ou bacharel como assistente, (III) funcionários (formação multidisciplinar) e (IV) estagiários haja necessidade.

Ou também, a estrutura completa elaborada por Harturo Bessa , sócio da AdvBox, gestor de qualidade e governança, a qual, é composta por quatro pessoas ou mais, sendo (I) um controlador jurídico (bacharel ou advogado), (II) um advogado responsável pelas intimações, (III) um advogado controlador de qualidade (revisor) e (IV) um analista de dados (formação multidisciplinar), e (V) estagiários de direito conforme necessidade. Ademais, este traz também uma estrutura enxuta, que é integrada por 2 (duas) pessoas, sendo (I) um advogado, bacharel ou administrador de empresas como controlador jurídico e responsável pelas intimações, (II) um controlador de qualidade (revisor) e analista de dados.

Enfatizando que quando se inicia a implementação da controladoria a primeira função que se assume é controle de intimações e agendamentos, pois tais funções são primárias, essenciais e estratégicas da controladoria jurídica. Evoluindo a estrutura, conforme vimos supra, quando a controladoria se torna um setor, ela também ramifica as suas funções por cargos. Uma controladoria jurídica tem como uns de seus princípios a descentralização através da delegação de atividades por hierarquia mediante conferência dupla, então para certas funções, existem cargos para cumpri-las e formação adequada com nível de conhecimento e responsabilidade para assumir a função.

Como função sênior, devemos tem como funções do controller jurídico e/ou do controlador de qualidade (revisor), por exemplo, a conferência das citações, intimações e publicações, controle dos prazos, controle de audiências, atas e sustentações orais, conferência das distribuições e protocolos, aprovação de encerramentos no sistema, prazos, providências e tarefas vencidos no sistema de gestão, elaboração mensal de relatórios do escritório e indicadores de desempenhos dividido por advogado, equipe ou cliente no polo.

Como função sênior / plena, sendo os cargos do revisor e do assistente de controladoria jurídica (sendo o “braço direito” do controller jurídico), a gestão dos correspondentes e análise da atuação destes relatórios base para clientes, conferência de atas e determinação de responsáveis, acompanhamento de cumprimento e pagamentos de acordos e guias de custas, emissão de custas, gestão dos protocolos postais, recebimento de citações, intimações e publicações, agendamentos de prazos e providências.

Administrador de Software e/ou funcionários ou estagiários, como função plena / júnior, cadastros de clientes, cadastros de processos, cadastros consultivos, acompanhamento de processos, solicitações de documentos ao cliente, distribuições e protocolos, diligências externas (cópias, despachos, certidões, etc.), digitalização, gestão de pastas físicas, emissão de guias.

Por fim, para reforçar a importância da fluidez, cada setor de controladoria jurídica vai assumir sua forma, cargos e funções de forma customizada, mas para priorizar a segurança, qualidade e dar fundamentação para cada cargo e atividade a executar, sempre devemos observar os princípios de gestão jurídica. Levando em conta a responsabilidade e capacidade dos envolvidos. E por cautela e dever, sempre ter em sua rotina de colaboradores a pratica de realizar treinamentos recorrentes das equipes e integração ao compliance e LGPD.

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[1] ALBINI, Samantha. Controladoria Jurídica
para escritório de advocacia e departamentos jurídicos (2019). Ed. Juruá. Pág. 83 e 134 - 138 e 159. 

[1] A controladoria permite que seja englobado
em sua estrutura profissionais fora da área do direito para que agreguem em relação à administração e tecnologia.

[1] Curso Completo de Controladoria da ADVBOX < 

https://www.youtube.com/watch?v=SnkGaKgUcsg&list=PLVjPVdES05FjY5-LtALMzLI_ENE-p8-KU

> Acesso em 20 de março de 2023.